Для сохранения кассовых бумаг, они записываются в журнале кассира-операциониста. Для оформления приказов ведется журнал Приказов по личному составу. Что он из себя представляет, рассмотрим более подробно. Приказы, затрагивающие сотрудников фирмы, заносятся в журнал регистрации приказов по личному составу. К ним относятся приказы о принятии, переводе, увольнении и др. Директивы по сотрудникам являются основанием для изменений в документации: трудовой книжке, финансовых документах. Занося приказ в журнал, фиксируется его наличие и законная сила. Чтобы упорядочить и сгруппировать документы, заводят журнал регистрации. Также он помогает избежать подделывания документов издание их прошлой датой. Как каждый документ в бухгалтерии, журнал прошнуровывается особым образом, постранично пронумеровывается, с задней стороны прикрепляется пломба с количеством страниц. Какие предъявляются требования к оформлению? На первой странице, которая является лицевой, следует проставить дату начала и окончания ведения. Если ведется индекс, то он тоже проставляется. Данные о сотруднике, который занимается ведением журнала проставляются на первой странице. По желанию постранично и на обложке на усмотрение руководителя. Каждая страница должна быть занумерована, а документ прошит, и с задней стороны скреплен бумагой с надписью: количество страниц, факсимиле руководителя, штамп предприятия. В журнале, имя, отчество и фамилия каждого сотрудника указываются полностью, профессия согласно штатному расписанию. Исправление путем корректирующей жидкости запрещено. Ошибку разрешается зачеркнуть одной чертой и рядом сделать правильную запись. Проверка журнала возможна в присутствии ответственного за него сотрудника. В установленный срок журналы предоставляются руководителям. Когда журнал заканчивается, на лицевой части делается соответствующая надпись и заводится новый. Старый отправляется в архив. Законом не регламентирована единая форма. Он ведется согласно распоряжению руководителей и может разрабатываться сотрудниками самостоятельно. Чтобы облегчить себе жизнь можно купить готовый журнал в книжном магазине. Журнал регистрации приказов по личному составу должен составляться с появлением первого приказа по. Так как организация начинает деятельность с приема на работу сотрудников, то соответственно заводить данный журнал следует с первого дня работы фирмы. Журнал по регистрации приказов является одним из главных документов. Следовательно и заниматься им должен специальный работник. Ответственного работника руководитель может назначить как приказом, так и поручить его ведение, изложив всё в должностной инструкции. С данной инструкцией работник ознакамливается и возвращает работодателю подписанную. В случае длительного отсутствия данного сотрудника, с помощью приказа, его обязанности возлагаются на другого сотрудника кадровой службы или бухгалтера. Для защиты от вложения дополнительных листов, весь журнал должен быть прошит и с задней стороны опломбирован, подписан руководителем и на нём должна быть поставлена печать фирмы. На каждом листе проставляется нумерация. На пломбе прописано количество листов. Сроки хранения Согласно законодательству РФ, срок хранения составляет 5 лет и 75 лет. В зависимости от документов. Приказы по личному составу, которые следует хранить 75 лет: прием на работу; перевод на другую должность; увольнение из организации расторжение договора ; совмещение нескольких должностей; перемещение должностей или профессий внутри организации; повышение звания, квалификации, прохождение курсов; изменение личных данных фамилия, имя ; награждение; оплата труда сотрудника изменение размераполучение премий, дополнительные выплаты, объявление благодарности; отпуска: сотрудников с вредным производством, по уходу за ребенком 1,5-3 годабез сохранения зарплаты; дежурство по работе; длительные командировки по России и за рубеж ; командировки сотрудников с вредным производством; Приказы по личному составу, которые следует хранить 5 лет: ежегодный отпуск оплачиваемый ; отпуск для обучения; взыскания; дежурства; краткосрочные командировки по России и за рубеж ; Скачать и журнала в формате. Электронная форма более удобна в заполнении и ее всегда можно открыть и отредактировать в нужный момент. Поиск в электронной форме более удобен. Он позволяет найти на сколько дней ушел в отпуск сотрудник, для расчета стажа упрощает поиск его принятия и увольнения. В журнале, в бумажном виде придется затратить больше 10 минут на поиски нужной строки. Если в организации учет ведется в 1С, то в ней приказы фиксируются автоматически. Можно в любой момент найти информацию по интересующемуся нам сотруднику. Также можно составить таблицу в Excel. В случае распечатывания листов из электронной формы, их также следует прошнуровать, пронумеровать и опломбировать сзади. Подведем итоги всего вышеизложенного. Работник, занимающийся ведением журнала регистрации приказов по личному составу определяется руководителем или должностной инструкцией. Все страницы нумеруются, сзади ставится пломба с подписями руководителя печатью организации. Форма журнала законодательно не определена, поэтому разработкой заниматься можно самостоятельно. Исправление в журнале недопустимо. Помимо печатной формы, журнал удобно вести в электронном виде. Получите ответ юриста за 5 минут Или позвоните нам: +7 499 638-44-96 доб. Информация на сайте предоставлена исключительно в ознакомительных целях. Перед принятием какого-либо решения проконсультируйтесь с юристом.

Смотрите также: