Как удержать из зарплаты сотрудника не возвращенные в срок подотчетные суммы Срок возврата Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Однако этот срок должен установить руководитель организации, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм п. Если срок возврата подотчетных сумм установлен руководителем, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги п. При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки п. Отдельно скажем про ситуацию, когда сотрудник не смог вовремя отчитаться из-за болезни. Например, человек вернулся из командировки и на следующий день заболел. В таком случае представить авансовый отчет сотрудник должен не позднее трех рабочих дней с даты фактического выхода на работу. Об этом сказано в пункте 6. Ситуация: когда сотрудник должен представить авансовый отчет, если срок возврата подотчетных сумм не установлен. Подотчетные суммы выданы для оплаты товаров работ, услуг? Авансовый отчет сотрудник должен представить в тот же день, когда он получил деньги. По общему правилу сотрудник должен представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы п. Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил письмо ФНС России от 24 января 2005 г. Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами. Какими документами оформить удержание Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. Максимальная сумма удержания Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы ст. Бухучет В день, когда сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете сделайте запись: Дебет 94 Кредит 71 — отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок. Удерживая деньги из дохода сотрудника, сделайте проводку: Дебет 70 Кредит 94 — удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма. Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов счета 70, 71, 94. Пример отражения в бухучете удержания подотчетных сумм, не возвращенных в установленный срок Менеджеру ООО «Альфа» Кондратьеву было выдано 3000 руб. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы товарный чек, кассовый чек и т. Остаток неизрасходованной подотчетной суммы — 1000 руб. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева. Зарплата Кондратьева — 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются. Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет: 15 000 руб. Поскольку сумма удержаний меньше этой величины 1000 руб. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи: Дебет 94 Кредит 71 — 1000 руб. × 13% — удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева; Дебет 70 Кредит 94 — 1000 руб. Ситуация: как учесть при налогообложении не возвращенные в срок подотчетные суммы? Поскольку при выдаче сотруднику денег под отчет организация не несет расходов, а при возврате подотчетных сумм не получает доходов, такие суммы при расчете налогов не учитываются. Это касается как организаций, которые применяют общую систему налогообложения п. Выданные под отчет суммы являются дебиторской задолженностью сотрудника до того момента, пока он не представит авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы, и не внесет остаток неиспользованной суммы в кассу. Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. Если сотрудник не вернул в срок неизрасходованные подотчетные суммы, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника ст. Однако поскольку денежные средства, выданные под отчет сотруднику, не являются расходом, то и при несвоевременном погашении дебиторской задолженности дохода у организации не возникает. Это справедливо для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения. Такой вывод можно сделать из положений, статей 41, 346. Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок В марте менеджеру ООО «Альфа» Кондратьеву было выдано 3000 руб. Он приобрел канцтовары на сумму 2000 руб. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы товарный чек, кассовый чек и т. Остаток неизрасходованных подотчетных сумм — 1000 руб. Эта сумма удерживается из его зарплаты за апрель по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева, полученного в марте. Зарплата Кондратьева — 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются. Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет: 15 000 руб. Поскольку сумма удержаний меньше этой величины, весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие записи. В марте: Дебет 94 Кредит 71 — 1000 руб. При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» не учел в составе расходов сумму непогашенной дебиторской задолженности по подотчету. В апреле: Дебет 44 Кредит 70 — 15 000 руб. × 13% — удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева; Дебет 70 Кредит 94 — 1000 руб. При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» не учел в составе доходов несвоевременно возвращенную подотчетную сумму. Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок. Организация применяет упрощенку ООО «Альфа» применяет упрощенку объект «доходы за вычетом расходов». Менеджеру ООО «Альфа» Кондратьеву было выдано 3000 руб. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы накладную, кассовый чек и т. Остаток неизрасходованной подотчетной суммы — 1000 руб. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева. Зарплата Кондратьева — 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются. Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет: 15 000 руб. Поскольку сумма удержаний меньше этой величины 1000 руб. При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» не учел в составе: расходов — сумму, выданную под отчет сотруднику; доходов — сумму несвоевременно погашенной дебиторской задолженности. Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок. Организация применяет ЕНВД ООО «Альфа» — плательщик ЕНВД. Кондратьеву было выдано 3000 руб. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы накладную, кассовый чек и т. Остаток неизрасходованной подотчетной суммы — 1000 руб. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева. Зарплата Кондратьева — 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются. Максимальная сумма, которую можно удержать из месячной зарплаты сотрудника, составляет: 15 000 руб. Поскольку сумма удержаний меньше этой величины 1000 руб. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи: Дебет 94 Кредит 71 — 1000 руб. × 13% — удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева; Дебет 70 Кредит 94 — 1000 руб. Сумма выплаченной зарплаты, удержания и задолженность сотрудника по подотчетным суммам на расчет ЕНВД не влияют. Ситуация: как определить дату, когда организация может списать в связи с истечением срока исковой давности подотчетные суммы, которые числятся за уволившимся сотрудником? Чтобы определить день, когда можно списать неистребованные подотчетные суммы, воспользуйтесь следующей методикой. Установите дату, с которой начинается срок исковой давности. Отсчет срока исковой давности нужно вести со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть долг ст. Например, если сотрудник должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности отсчитывайте с 6 октября. Ведь задолженность сотрудника по подотчетным суммам относится к обязательствам с определенным сроком исполнения. Погасить задолженность сотрудник должен не позднее трех рабочих дней после того, как закончился срок, на который ему были выданы деньги при направлении сотрудника в командировку — не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения п. Следовательно, срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул и по которым не отчитался, начинайте отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги п. Отсчитайте три года с даты начала срока исковой давности. По обязательству в виде невозвращенных подотчетных сумм срок исковой давности составляет три года ст. Специального срока исковой давности для данного случая законодательство не устанавливает п. Поэтому срок исковой давности закончится в тот день, когда он начинался, только тремя годами позже абз. При этом учитывайте обстоятельства, которые могут послужить причиной для прерывания срока исковой давности. После перерыва срок исковой давности начинает отсчитываться заново ст. Таким образом, по истечении срока исковой давности задолженность по подотчетной сумме может быть признана безнадежной к взысканию и списана в бухучете п.

Смотрите также: